Как я планировал свой месяц.

Последнее время на работе не мог собраться с мыслями — занимался всем подряд и ничем конкретно — дела вроде как делались, но осознания того, что сегодня я сделал — «то», завтра сделаю «это», а за неделю успею провернуть «то-то и то-то» не было. В итоге планы сдвигались, и было ощущение, что что-то надо таки поменять..

В общем было решено потратить целый день на планирование своего времени на месяц вперед (благо работа позволяет такую роскошь).

Раньше уже занимался планированием своего времени на уровне «есть задачи — нужно сделать, записал в ежедневник — сделал». При этом в течение дня оставалось много свободного времени, которое тратилось на решение текущих задач и на тупняк — состояние, из которого временами бывает выйти очень сложно. Пытался для плаирования времени использовать системы управления проектами — разбивать задачи на подзадачи, расписывать по времени и т.д. Но всё это хорошо тогда, когда основаная задача состоит в том, чтобы разделить работу между участниками команды. В моём же случае ставилась цель «спланировать своё время на решение поставленных мне задач» - следующий уровень детализации планирования.

И поскольку методика, которой я воспользовался, мне жутко понравилась, публикую её здесь. Можно считать её авторской ....

Итак:

Пункт первый: Берёте лист A4. и пишете те задачи, которые Вы хотите сделать в текущем месяце. В моём случае получилось 5 больших задач. Думаю, что задач должно быть до 6-7 - не больше. 

Следующим шагом нужно расписать каждую из них по подзадачам (подзадача — действие, на которое потратиться от часа до нескольких дней). Указать сколько часов чистого времени Вы потратите на каждую из них (так, как если бы Вы забыли обо всём на свете и занимались только этой задачей.).

В результате Вы получите общее количество часов, которые Вам нужны для того, чтобы это всё сделать.

Далее переходим к следующему этапу. Переворачиваем листок и начинаем считать, сколько времени у Вас есть вообще.
Исходные данные: В месяце 22 рабочих дня (Апрель 2010), рабочий день — 8ч. Кроме этого: 1 час в день точно будет уходить на разговоры / чай / покурить и т.п.. Кроме этого, в каждой работе есть своя специфика. Например: в моём случае 2 часа в день можно смело выделить на участие в большом общем проекте (совещания, разговоры, дискуссии, споры, реализация), 3 часа в неделю на тренинги, 2,5 часа в неделю — на еженедельные совещания. В итоге получаем следующее:

У нас есть:176 часов рабочего времени в месяц;

1*22+2*22+3*4+2,5*4=88 часов уходит на «всякие дела», от которых никуда не деться.

Итого получаем — ровно 88 часов на решение поставленных задач.

Собственно далее всё просто:

1. Понять хватает ли времени в принципе: Если да, то приступаем к действию;
2. Если времени остаётся очень много — можно вклинить какие-нибудь необязательные задачи (по тому же принципу: расписываем по часам — вставляем в расписание);
3. Если не хватает, решаем где это время взять: а) отказать от тренингов; б) сократить совещания; в) не обедать; г) продлить решение задач на следующий месяц;

Ну а далее самое интересное:

Берём любой календарный тул — будь то Outlook, Google Calendar – не суть — и начинаем выделять время каждого конкретного дня на конкретные задачи. При этом не забываем выделять свободное время на обед / разговоры / общие проекты (как в моём случае). Плюс ко всему учитываем сроки исполнения той или иной задачи — скажем, если Вам нужно сделать Задачу номер один через неделю — то все её подзадачи очевидно должны быть сделаны на этой неделе и т.д. При этом не забывайте вычеркивать / выделять на A4 те задачи, которые Вы внесли в календарь.

Я в свою очередь вместо месяца спланировал только следующие две недели — это позволит с одной стороны оценить правильность планирования и подстроить следующие две недели в случае необходимости, с другой стороны … мой мозг просто начинал вскипать — и я решил это мероприятие отложить на потом.

Не знаю сработает ли, но пока выглядит красиво.